Ich weiß nicht, wie’s dir geht – aber ich hab irgendwann den Überblick verloren:
CRM hier, Zeiterfassung da, drei To-do-Apps, zig Passwort-Manager und für alles ein Abo.
Am Ende hatte ich mehr Tools als Kunden – und war trotzdem ständig überfordert.
Heute nutze ich eine reduzierte, aber effiziente Tool-Liste, die mir Zeit spart, Nerven schont – und Geld bringt. Und genau die stelle ich dir jetzt vor.
1. Buchhaltung & Rechnungen: lexoffice 💸
Ich hab vorher mit Excel und Word gearbeitet. Fehleranfällig, nervig, keine Automatisierung.
Dann kam lexoffice – und ich war überzeugt.
Was ich nutze:
- Angebots- und Rechnungserstellung (PDF in Sekunden)
- Einnahmen-Ausgaben-Buchung direkt mit meinem Geschäftskonto
- Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt ans Finanzamt
- Kundenverwaltung integriert
💡 Für mich als Freiberufler: absolut empfehlenswert.
Kostenpunkt: ca. 9–19 €/Monat → spart aber locker 3–5 Stunden im Monat.
Alternativen: sevDesk, Fastbill – aber lexoffice war für mich am intuitivsten.
2. Projekt- und Aufgabenmanagement: Notion 🧠📋
Ich liebe Notion. Ja, es ist ein bisschen wie ein leeres Blatt Papier – aber du kannst daraus alles machen:
- Kundenübersicht mit Status
- Projekt-Timelines
- Contentplanung für Blog & Social Media
- CRM-Light
- Persönliches Journal oder Tagesplan
Ich nutze ein selbstgebautes Dashboard, das mir alles auf einen Blick zeigt.
Und das Beste: Notion ist in der Free-Version schon richtig gut.
3. Zeiterfassung: Toggl Track ⏱️
Auch wenn ich viele Projekte pauschal abrechne, nutze ich Toggl, um:
- meinen Zeitaufwand zu tracken
- Angebote besser kalkulieren zu können
- Leerlaufzeiten zu identifizieren
Toggl ist super simpel – Start/Stopp, fertig.
Und ehrlich gesagt: Ich war geschockt, wie viel Zeit ich in Mails und Orga stecke, die niemand bezahlt. 😅
4. Online-Terminbuchung: Calendly 📆
Früher hab ich 8 Mails hin und hergeschrieben, bis ein Termin stand.
Jetzt schick ich einfach meinen Link – der Kunde bucht sich selbst ein. Fertig.
Ich hab unterschiedliche Kalender für:
- Erstgespräche
- Projekt-Updates
- Strategie-Calls
Calendly synct automatisch mit meinem Google Kalender.
Und ja – es wirkt richtig professionell.
5. Kommunikation: Loom & Slack 🎥💬
Für Kundenfeedback, Tutorials oder schnelle Updates nehm ich gerne Loom-Videos auf.
30 Sekunden Video → statt 20 Minuten E-Mail.
Und in festen Kundenprojekten nutze ich oft Slack – klar gegliedert, schnell, direkt.
💡 Aber Achtung: Slack kann dich auch dauerablenken. Ich check’s nur 2x täglich.
6. Passwortverwaltung: Bitwarden 🔐
Kein Zettelchaos mehr, keine unsicheren Passwörter.
Alles verschlüsselt – alles synchron auf allen Geräten.
Bitwarden ist kostenlos und Open Source.
Für mich als Freelancer: ein Muss.
Tools, die ich wieder abgeschafft habe 😅
- Trello → zu unübersichtlich für mich, Notion hat’s ersetzt
- Evernote → irgendwann nur noch Chaos, Sync-Probleme
- ClickUp → zu komplex für meine Einzelselbstständigkeit
- HelloSign → durch PDF-Signatur ersetzt
Mein Fazit: Weniger Tools, mehr Fokus – das macht dich produktiv
Ich hab aufgehört, jedem neuen Hype hinterherzulaufen.
Heute frag ich mich:
Hilft mir dieses Tool, Zeit zu sparen, mehr Umsatz zu machen oder besser zu arbeiten?
Wenn ja → her damit.
Wenn nein → löschen.
Denn am Ende geht’s nicht um fancy Dashboards.
Sondern um Tools, die dich unterstützen – nicht überfordern.