Ich bin’s, Alex – und heute geht’s um die Grundausstattung, die jede:r Freiberufler:in zum Start braucht. Nicht nur technisch, sondern auch rechtlich, finanziell und organisatorisch.
Denn ganz ehrlich: Ich hab am Anfang gedacht, ich brauch nur ein Laptop und eine gute Idee – und hab dann gemerkt, dass mir wichtige Dinge gefehlt haben, um sauber und professionell zu arbeiten.
Deshalb gibt’s heute meine ganz persönliche Checkliste mit Tools, Konten und Verträgen, die dir den Start erleichtern – und dir helfen, direkt wie ein Profi aufzutreten.
✅ 1. Ein separates Geschäftskonto
🔹 Klar, du darfst theoretisch dein Privatkonto nutzen – aber bitte nicht!
🔹 Ein Geschäftskonto bringt Ordnung in deine Buchhaltung, spart dir Zeit und schützt dich vor Chaos mit dem Finanzamt.
Empfehlenswerte Anbieter für Freiberufler:
– Kontist (mit Steuerschätzung & Rücklagenfunktion)
– N26 Business (super einfach, kostenlos)
– Qonto (modern, viele Features)
– Finom, Revolut Business
💡 Tipp: Achte auf SEPA-Fähigkeit, einfache Exportfunktionen und automatische Kategorisierung.
📥 2. Eine Buchhaltungs- & Rechnungslösung
Du brauchst etwas, womit du Rechnungen schreiben, Belege sammeln und deine Finanzen im Blick behalten kannst.
Top Tools für Selbstständige:
– Lexoffice (mein Favorit – All-in-one)
– sevDesk
– FastBill
– Debitoor (eher für kleinere Budgets)
– Papierkram (simpel & übersichtlich)
💡 Alle bieten Rechnungserstellung, EÜR, DATEV-Export und oft eine App fürs Smartphone.
📄 3. Rechtssichere Vertragsvorlagen
Auch wenn du (noch) keine Juristin oder kein Jurist bist – du brauchst Grundsicherung:
🔹 Angebotsvorlage mit AGBs
🔹 Dienstleistungsvertrag
🔹 Projektvereinbarung mit Zahlungsbedingungen
🔹 NDA (Geheimhaltungsvereinbarung)
🔹 Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bei Datenschutzthemen
💡 Gute Quellen:
– Smartlaw, anwalt.de, IT-Recht Kanzlei, Haufe
– Oder: Erstes Gespräch mit einem spezialisierten Anwalt – lohnt sich langfristig!
🌐 4. Impressum & Datenschutzerklärung (Website & E-Mail)
Du brauchst nicht sofort eine Website, aber:
Sobald du geschäftlich online sichtbar bist (auch bei Instagram oder LinkedIn), musst du ein Impressum und eine Datenschutzerklärung haben.
🔸 Tools wie eRecht24, rechtstexte.de oder Generatoren von Trusted Shops helfen dir, das rechtssicher aufzusetzen.
🛠️ 5. Tools für Kommunikation & Zusammenarbeit
Auch wenn du solo arbeitest – du wirst mit Kund:innen kommunizieren, Dateien austauschen, Feedback einholen usw.
Meine Standard-Toolbox:
– Zoom oder Google Meet (Video-Calls)
– Trello oder Notion (Projektplanung)
– Slack oder E-Mail (Kommunikation)
– WeTransfer oder Dropbox (Dateien)
– Calendly (Terminbuchung ohne Ping-Pong-Mails)
💡 Tipp: Such dir Tools, die zu deinem Stil passen – nicht alles muss High-End sein.
💳 6. Zahlungsmöglichkeiten für Kunden
Du willst bezahlt werden? Dann mach es deinen Kunden so einfach wie möglich.
✔️ Rechnung mit Bankverbindung
✔️ Stripe oder PayPal (für Online-Zahlung)
✔️ Klarer Hinweis auf Zahlungsziel (z. B. „zahlbar innerhalb von 7 Tagen“)
✔️ Optionale Zahlung per Kreditkarte, SEPA oder Sofortüberweisung
💡 Je bequemer die Zahlung – desto schneller kommt dein Geld.
🧾 7. Deine Basis-Checkliste zum Start (zum Abhaken)
✅ Geschäftskonto
✅ Buchhaltungstool
✅ Rechnungsvorlage mit Steuernummer
✅ Impressum & Datenschutz
✅ Vertrag / AGB / Angebot
✅ Ordnerstruktur für Dokumente (physisch + digital)
✅ Kundenliste (CRM oder Tabelle)
✅ Eigenes Logo / Markenauftritt (zumindest schlicht)
✅ E-Mail-Signatur mit allen Pflichtangaben
💡 Bonus: Mach dir gleich einen Monatskalender für deine wiederkehrenden Aufgaben (z. B. Rechnung schreiben, Belege einscannen, Umsatzsteuer-Voranmeldung).
💬 Meine Erfahrung: Wer sauber startet, hat später weniger Kopfschmerzen
Ich hab viele Dinge erst „nach und nach“ gemacht – und das hat mich Nerven, Zeit und teilweise Geld gekostet.
Seit ich mir ein System gebaut hab, läuft alles viel runder:
✅ Weniger Suchen
✅ Schnellere Kundenabwicklung
✅ Mehr Vertrauen bei Auftraggeber:innen
✅ Und: Das gute Gefühl, professionell zu arbeiten – auch solo.
✅ Deine Grundausstattung ist dein Fundament – kein Luxus
Du brauchst keine 20 Tools und 5 Berater – aber du brauchst eine klare Struktur, ein sauberes Setup und ein paar Basics, die dir den Alltag erleichtern.
💬 Was hast du schon erledigt? Was fehlt dir noch? Hast du Fragen zu Tools oder Verträgen? Schreib’s in die Kommentare – ich helfe dir gern!