Was tun, wenn ein Kunde nicht zahlt – und deine Liquidität auf dem Spiel steht?

Du hast deine Leistung erbracht, die Rechnung geschickt, die Zahlungsfrist ist vorbei – und nichts passiert. Keine Zahlung. Keine Reaktion.
Stattdessen: Funkstille.
Willkommen im Albtraum vieler Freiberufler.

Ich bin Alex – und ich hatte schon säumige Kunden, die mir 80 € schuldig geblieben sind… und andere, bei denen über 4.000 € offen waren.
Beides kann dich finanziell und nervlich belasten.
In diesem Artikel zeig ich dir, wie du strukturiert, professionell und rechtssicher reagierst, wenn ein Kunde nicht zahlt – ohne dass du dich verbiegen oder einschüchtern lassen musst.

Phase 1: Sanft – aber bestimmt erinnern 📨

Zahlungsfrist verstrichen? Dann warte nicht zu lange.

✅ Nach 2–3 Tagen: Freundliche Zahlungserinnerung per E-Mail
Formulierungstipp:

„Ich hoffe, die Rechnung vom [Datum] ist gut angekommen. Leider konnte ich bislang keinen Zahlungseingang feststellen. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag von [€] bis spätestens [Datum]. Vielen Dank!“

❗ Wichtig:

  • Immer mit neuer Frist
  • Immer in Schriftform
  • Ruhig bleiben, aber klar sein

Phase 2: Erste Mahnung – mit rechtlichem Rahmen 📄

Nach weiteren 5–7 Tagen ohne Reaktion: Erste Mahnung
Jetzt etwas fester – aber immer noch sachlich:

„Hiermit mahne ich die Rechnung Nr. 2025-07, fällig am [Datum], mit einem Betrag von [€] an. Bitte überweisen Sie den Betrag bis spätestens [Datum].“

✅ Du kannst jetzt Verzugszinsen berechnen (i. d. R. 5 % über Basiszins)
✅ Du kannst eine Mahnpauschale von 2,50–5,00 € ansetzen
✅ Wichtig: Wieder Frist setzen (z. B. 7 Tage)

Phase 3: Zweite Mahnung – mit deutlicher Ansage ⚠️

Jetzt wird’s ernst. Falls wieder keine Zahlung kommt:

„Trotz mehrfacher Erinnerung ist der Rechnungsbetrag von [€] weiterhin offen. Sollte kein Zahlungseingang bis zum [Datum] erfolgen, werde ich rechtliche Schritte einleiten.“

Du merkst: Klartext – aber ohne Ausrasten.
Hier kannst du auch schreiben, dass du dir Inkasso oder Mahnbescheid vorbehältst.

Phase 4: Mahnbescheid & Inkasso – wenn’s nicht anders geht 🧾⚖️

Wenn nach 2 Mahnungen immer noch nichts passiert:

✅ Online-Mahnbescheid über www.online-mahnantrag.de
✅ Kosten: ca. 30–40 €, werden dem Schuldner aufgeschlagen
✅ Reagiert er nicht → Vollstreckungsbescheid → Gerichtsvollzieher

Oder:
Inkassodienst einschalten (seriös bitte!)
➡️ Z. B. CopeCart Inkasso, Debitor-Inkasso, BFS risk & collection
(Bei Summen <500 € lohnt sich Inkasso meist nur zur Abschreckung)

Was du vermeiden solltest ❌

  • Monate warten, in der Hoffnung „Er wird schon noch zahlen…“
  • Emotionale Mails oder Drohungen
  • Auf soziale Medien oder öffentliche Bloßstellung zurückgreifen (Abmahngefahr!)

➡️ Du bist Unternehmer – also handle wie einer. Ruhig, klar, schriftlich, dokumentiert.

Prävention: So schützt du dich in Zukunft

✅ Klare Zahlungsbedingungen: z. B. 7 oder 14 Tage netto
✅ Abschlagszahlungen bei großen Projekten
✅ Vertrag oder schriftliche Auftragsbestätigung
✅ Mahnlauf vorbereiten: Vorlage + Mahnplan im Kalender
✅ Bonitätsprüfung bei Neukunden (geht z. B. mit „Creditsafe“ oder „Firmenwissen.de“)

➡️ Ich mach bei Neukunden immer: 50 % Anzahlung. Danach ist die Zahlungsmoral plötzlich viel besser 😎

Du darfst nett sein – aber du musst dich nicht ausnutzen lassen

Als Freiberufler bist du Dienstleister – aber kein Bittsteller.
Wenn du geliefert hast, hast du Anspruch auf dein Geld. Punkt.

Also:

  • Reagiere früh
  • Bleib professionell
  • Und zieh es durch – Schritt für Schritt

Denn am Ende schützt du damit nicht nur deine Liquidität – sondern auch deinen Selbstwert als Unternehmer.

 

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