Ich erinnere mich noch genau an meinen ersten größeren Auftrag: Viel Arbeit, tolle Zusammenarbeit – und dann… Funkstille.
Die Rechnung lag draußen, der Kunde war plötzlich „schwer erreichbar“, und ich hatte keine Rücklagen für zwei Monate.
Damals hab ich bitter gelernt: Zahlungsausfälle sind nicht die Ausnahme – sie gehören leider zum Alltag.
Deshalb möchte ich dir heute zeigen:
- Wie du dich von Anfang an absicherst
- Welche Strategien bei Zahlungsverzug funktionieren
- Und wie du in Zukunft besser planst – ohne Panik vorm Geldeingang
Warum verspätete Zahlungen für Freiberufler so gefährlich sind
Das Problem ist nicht nur das fehlende Geld – sondern die Kettenreaktion:
- Du kannst selbst Rechnungen nicht pünktlich zahlen
- Du musst Rücklagen anzapfen (wenn du welche hast)
- Du verlierst Vertrauen in neue Kunden
- Im schlimmsten Fall brauchst du kurzfristige Kredite mit schlechten Konditionen
Kurz: Späte Zahlungen sind Gift für die Planungssicherheit.
Absicherung beginnt vor dem Auftrag
Das klingt hart, aber es ist so: Die meisten Zahlungsschwierigkeiten sind vorhersehbar.
Wenn du einige Regeln beachtest, kannst du viele Probleme schon im Vorfeld vermeiden:
✅ Klare Zahlungsziele
Nie wieder „nach Lieferung“ oder „wenn’s passt“ – sondern konkret:
Zahlbar innerhalb von 7, 14 oder 30 Tagen.
Je nach Projektumfang.
✅ Abschlagszahlungen nutzen
Bei Projekten ab 500 € solltest du unbedingt mit Teilrechnungen arbeiten.
Zum Beispiel:
- 30 % Anzahlung
- 40 % bei Projektmitte
- 30 % bei Abschluss
So reduzierst du dein Risiko enorm.
✅ AGB & Vertrag nutzen
Selbst bei kleineren Aufträgen solltest du eine kurze Vereinbarung haben – mit:
- Leistungsbeschreibung
- Zahlungsziel
- Verzugsklausel
- ggf. Mahngebühren
Reicht oft schon per E-Mail mit Bestätigung – aber hab’s dokumentiert.
Wenn’s passiert: So gehst du mit Zahlungsverzug um
Hier mein bewährter 3-Stufen-Plan, den ich (leider) öfter gebraucht hab:
1. Erinnerung – freundlich & sachlich
Nach Fälligkeit:
Kurze E-Mail oder Anruf. Kein Drama, kein Vorwurf.
„Nur eine kurze Erinnerung, ob die Rechnung XY vom [Datum] bei Ihnen eingegangen ist…“
2. Mahnung – verbindlich, aber professionell
7 Tage später: Schriftliche Mahnung.
Formulierung wie:
„Wir möchten Sie höflich daran erinnern, dass die Rechnung Nr. 123 vom [Datum] noch offen ist. Bitte begleichen Sie den Betrag bis zum [Datum]. Andernfalls sehen wir uns gezwungen, Mahngebühren zu berechnen.“
Du kannst rechtlich ab Tag 1 nach Fälligkeit Mahngebühren verlangen. Viele wissen das nicht!
3. Letzte Mahnung oder Inkasso
Wenn nach 2 Mahnungen nix kommt:
- „Letzte Mahnung mit Fristsetzung“
- Hinweis auf weitere Schritte (Inkasso oder Anwalt)
Ich hab gute Erfahrungen mit seriösen Online-Inkasso-Anbietern gemacht – z. B. Debitor-Inkasso oder Tesch Inkasso.
Aber Achtung: Wenn der Betrag klein ist (unter 200 €), lohnt sich der Aufwand oft nicht. Dann lieber abschreiben und draus lernen.
Tools & Services, die mir geholfen haben
- Lexoffice & sevDesk: Rechnungen automatisch nachverfolgen, Mahnwesen integriert
- BuchhaltungsButler: KI-gestützte Überwachung von Zahlungseingängen
- GetMyInvoices: Alle Rechnungen & Belege zentral verwalten
Die Investition in solche Tools hat mir richtig Zeit gespart – und Nerven sowieso.
Finanzierung für den Notfall: Kredit als Überbrückung?
Wenn sich mehrere Rechnungen verzögern und du trotzdem laufende Kosten hast, dann kann ein kurzfristiger Kredit eine Lösung sein.
Aber nur mit Bedacht – nicht, um ein strukturelles Problem zu verschleiern.
Geeignet sind z. B.:
- iwoca (Kreditlinie) – flexibel, auch für kleine Beträge
- auxmoney – auch bei schwächerer Bonität
- Smava – Vergleich vieler Anbieter
Ich selbst hab einmal 1.500 € überbrückt – und nach 6 Wochen war’s wieder drin. Ohne das hätte ich einen Großkunden verloren.
Späte Zahlungen gehören leider dazu – aber du kannst dich wappnen
Ich hab mit der Zeit gelernt: Nicht jeder Kunde zahlt pünktlich – aber ich bin verantwortlich für mein Risiko-Management.
Wenn du:
- klare Regeln aufstellst
- Teilzahlungen nutzt
- deine Prozesse automatisierst
- und notfalls auch mal rechtlich Druck machst
…dann bleibt das Problem klein – und du kannst dich auf das konzentrieren, was du wirklich gut kannst.
Wenn du Fragen hast, oder mal einen konkreten Fall mit mir durchgehen willst – ich bin da. Schreib mir einfach.