Diese Tools nutze ich als Freiberufler täglich – und sie machen mein Leben leichter

Ich weiß nicht, wie’s dir geht – aber ich hab irgendwann den Überblick verloren:
CRM hier, Zeiterfassung da, drei To-do-Apps, zig Passwort-Manager und für alles ein Abo.
Am Ende hatte ich mehr Tools als Kunden – und war trotzdem ständig überfordert.
Heute nutze ich eine reduzierte, aber effiziente Tool-Liste, die mir Zeit spart, Nerven schont – und Geld bringt. Und genau die stelle ich dir jetzt vor.

1. Buchhaltung & Rechnungen: lexoffice 💸

Ich hab vorher mit Excel und Word gearbeitet. Fehleranfällig, nervig, keine Automatisierung.
Dann kam lexoffice – und ich war überzeugt.

Was ich nutze:

  • Angebots- und Rechnungserstellung (PDF in Sekunden)
  • Einnahmen-Ausgaben-Buchung direkt mit meinem Geschäftskonto
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt ans Finanzamt
  • Kundenverwaltung integriert

💡 Für mich als Freiberufler: absolut empfehlenswert.
Kostenpunkt: ca. 9–19 €/Monat → spart aber locker 3–5 Stunden im Monat.

Alternativen: sevDesk, Fastbill – aber lexoffice war für mich am intuitivsten.

2. Projekt- und Aufgabenmanagement: Notion 🧠📋

Ich liebe Notion. Ja, es ist ein bisschen wie ein leeres Blatt Papier – aber du kannst daraus alles machen:

  • Kundenübersicht mit Status
  • Projekt-Timelines
  • Contentplanung für Blog & Social Media
  • CRM-Light
  • Persönliches Journal oder Tagesplan

Ich nutze ein selbstgebautes Dashboard, das mir alles auf einen Blick zeigt.

Und das Beste: Notion ist in der Free-Version schon richtig gut.

3. Zeiterfassung: Toggl Track ⏱️

Auch wenn ich viele Projekte pauschal abrechne, nutze ich Toggl, um:

  • meinen Zeitaufwand zu tracken
  • Angebote besser kalkulieren zu können
  • Leerlaufzeiten zu identifizieren

Toggl ist super simpel – Start/Stopp, fertig.
Und ehrlich gesagt: Ich war geschockt, wie viel Zeit ich in Mails und Orga stecke, die niemand bezahlt. 😅

4. Online-Terminbuchung: Calendly 📆

Früher hab ich 8 Mails hin und hergeschrieben, bis ein Termin stand.
Jetzt schick ich einfach meinen Link – der Kunde bucht sich selbst ein. Fertig.

Ich hab unterschiedliche Kalender für:

  • Erstgespräche
  • Projekt-Updates
  • Strategie-Calls

Calendly synct automatisch mit meinem Google Kalender.
Und ja – es wirkt richtig professionell.

5. Kommunikation: Loom & Slack 🎥💬

Für Kundenfeedback, Tutorials oder schnelle Updates nehm ich gerne Loom-Videos auf.
30 Sekunden Video → statt 20 Minuten E-Mail.

Und in festen Kundenprojekten nutze ich oft Slack – klar gegliedert, schnell, direkt.

💡 Aber Achtung: Slack kann dich auch dauerablenken. Ich check’s nur 2x täglich.

6. Passwortverwaltung: Bitwarden 🔐

Kein Zettelchaos mehr, keine unsicheren Passwörter.
Alles verschlüsselt – alles synchron auf allen Geräten.

Bitwarden ist kostenlos und Open Source.
Für mich als Freelancer: ein Muss.

Tools, die ich wieder abgeschafft habe 😅

  • Trello → zu unübersichtlich für mich, Notion hat’s ersetzt
  • Evernote → irgendwann nur noch Chaos, Sync-Probleme
  • ClickUp → zu komplex für meine Einzelselbstständigkeit
  • HelloSign → durch PDF-Signatur ersetzt

Mein Fazit: Weniger Tools, mehr Fokus – das macht dich produktiv

Ich hab aufgehört, jedem neuen Hype hinterherzulaufen.
Heute frag ich mich:
Hilft mir dieses Tool, Zeit zu sparen, mehr Umsatz zu machen oder besser zu arbeiten?

Wenn ja → her damit.
Wenn nein → löschen.

Denn am Ende geht’s nicht um fancy Dashboards.
Sondern um Tools, die dich unterstützen – nicht überfordern.

 

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