Honorar in Raten vereinbart: Warum ich die Umsatzsteuer bei Sollversteuerung nicht automatisch aufteile
Ein Kunde möchte das Honorar in mehreren Raten bezahlen. Für die Zusammenarbeit kann das eine denkbare Vereinbarung sein. In meiner Liquiditätsplanung würde ich aber nicht ungeprüft davon ausgehen, dass auch die Umsatzsteuer genau in denselben Raten entsteht.
Dieser Check betrifft insbesondere steuerpflichtige Leistungen bei Sollversteuerung. Ich trenne deshalb die Frage nach dem vereinbarten Zahlungstermin von der steuerlichen Einordnung der erbrachten Leistung. Ein bequemer Zahlungsplan beantwortet nicht automatisch beides.
Spätere Fälligkeit ist noch keine Uneinbringlichkeit
Die bloße Vereinbarung einer Ratenzahlung begründet keine Uneinbringlichkeit. Eine Rate, die nach dem Vertrag erst später fällig wird, ist nicht schon deshalb ein ausgefallenes Honorar. Ich würde darauf keine automatische Berichtigung der Umsatzsteuer aufbauen.
Bei Sollversteuerung ist die Steuerentstehung außerdem nicht grundsätzlich auf bereits fällige Entgeltansprüche beschränkt. Für die eigene Planung kann daher eine Lücke zwischen dem Steuerzeitpunkt und den späteren Kundenzahlungen entstehen. Ob und wie das meinen Auftrag betrifft, lasse ich am Vertrag prüfen.
Ich zeichne zwei Zeitachsen
Was leiste ich wann?
In die erste Übersicht kommen Leistungsbeschreibung und der tatsächliche Ablauf des Auftrags. Ist eine einmalige Leistung bereits erbracht, oder werden über einen Zeitraum Leistungen geschuldet? Ich möchte diese Frage anhand des Vertrags beantworten können.
Eine Aufteilung der Rechnung allein ist für mich noch kein Beleg für entsprechend getrennte Leistungen. Auch eine nachträgliche andere Überschrift ersetzt keine Prüfung des tatsächlichen Inhalts. Gerade bei größeren Honoraren würde ich die Einordnung früh klären.
Wann bezahlt der Kunde?
In die zweite Übersicht gehören die vereinbarten Raten und ihre Zahlungstermine. Diese Angaben brauche ich für den Geldfluss. Ich kennzeichne sie als geplante Einnahmen und gleiche später die tatsächlichen Kontoeingänge damit ab.
Daneben lasse ich die steuerlichen Termine eintragen. So wird sichtbar, ob ich zwischenzeitlich Mittel vorhalten muss. Die Summe der späteren Raten kann stimmen, während der frühere Monat trotzdem knapp bleibt.
Die eigene Besteuerungsart muss feststehen
Bevor ich eine Schlussfolgerung ziehe, prüfe ich, welche umsatzsteuerliche Behandlung für mich tatsächlich gilt. Im Beitrag zur Istversteuerung bei offenen Honoraren beschreibe ich einen anderen wichtigen Prüfpunkt. Ich würde die Regeln nicht beliebig miteinander mischen.
Auch aus der freiberuflichen Tätigkeit allein leite ich keine pauschale Antwort auf jeden Umsatzsteuerfall ab. Der konkrete Status, die Leistung und der Vertrag gehören zusammen betrachtet. Eine kurze fachliche Rückfrage ist mir lieber als ein später überraschender Mittelbedarf.
Ein Zahlungsausfall wäre ein neuer Sachverhalt
Kann eine Forderung tatsächlich nicht durchgesetzt werden, ist das gesondert zu beurteilen. Für eine Berichtigung kommt es auf die Voraussetzungen und den zutreffenden Zeitraum an. Ich würde weder aus einer vereinbarten langen Zahlungsfrist noch aus einer bloßen Vermutung einen fertigen Ausfall machen.
Die dazugehörigen Unterlagen hebe ich getrennt auf. Ein geordneter Zahlungsplan und ein dokumentierter späterer Ausfall erzählen unterschiedliche Geschichten. Für die Buchhaltung möchte ich erkennen können, was wann tatsächlich eingetreten ist.
Vor der Kreditentscheidung rechne ich den Zwischenraum
Für eine neue Monatsrate interessiert mich nicht nur das gesamte zugesagte Honorar. Ich schaue, welche Zahlungen bis zum nächsten Termin eingehen und welche Verpflichtungen vorher bedient werden müssen. Einen noch nicht geklärten Steuervorteil plane ich nicht als sichere Reserve ein.
Mein nächster Schritt wäre deshalb der gemeinsame Blick auf Auftrag, Ratenvereinbarung und steuerliche Einordnung. Erst danach passe ich den Liquiditätsplan an. Wer Honorare in Raten anbietet, sollte diesen Check vor der verbindlichen Zusage erledigen und nicht erst beim nächsten Steuertermin.